クラウドにファイル共有することで得られるメリットを確認しよう

業務効率化ツール

最近はさまざまな業務効率化を図る方法がありますが、社内チャットなどのツールを利用する会社はだんだんと増えています。業務に関するファイルをクラウドに共有したり、連絡事項を伝えるために利用されています。ですがまだまだ全体の割合から見るとチャットツールを利用している会社は少数派で、メールなどを利用して情報共有をしている会社が多いです。なのでここからはチャットツールを利用することによるメリットを解説していきます。

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チャットツールを利用するメリット

no.1

1.情報共有を効率化出来る

メールを利用して業務の内容をやりとりするより圧倒的に効率的です。また複数名に一斉送信する際は、誰が既読してるのか確認することも出来ます。なのでどこまで情報が行き渡っているのかも把握することが出来ます。またメールだと送信先を選ぶのに時間がとられてしまいます。ですがチャットツールだと前もって作ってあるチャットルームにファイルをドラッグアンドドロップするだけで送信出来ます。一度送信したメッセージの内容に変更がある場合は、後から修正することも出来る機能もあります。

no.2

2.業務の進行や管理が可能

プロジェクトに対して複数人で議論することがチャットツールでは可能です。またリアルタイムでの意見交換が可能となるので別の場所にいても会議を行なっているように議論できます。また会議を行う前にファイル共有を行うことにより密度を高めることが出来ます。チャットで議論した内容は自動的に記録されているので、議事録が勝手に行われているような状態になり便利です。後から内容を見返したいと思ったらすぐに確認することが出来ます。

no.3

3.重要な情報も保護できる

一斉送信機能などが利用できるとなると、気になるのが機密情報などの管理です。チャットツールではファイルをダウンロード出来るPCを指定して、指定したPC以外からはダウンロードできないようにすることも出来ます。なので社外のPCからチャットツールにログインしていてもダウンロード出来ないので機密情報を抜き出されないように出来ます。メールでは一度送った内容を取り消すことが出来ませんが、チャットツールでは消せます。なので誤送信などをしてもすぐに消すことが可能です。

ファイル共有にクラウドを利用して業務を効率化させよう

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社外にいても使用可能

今やほとんどの人がスマホを持っている時代です。チャットツールにスマホからログインすることで社外からでも確認することが出来ます。これにより緊急な時に席を外している人がいても簡単に連絡することが可能です。また最近増えている利用方法が在宅勤務スタッフとのやりとりです。在宅勤務している方との連絡も素早く行うことが出来ます。スケジュールやタスク機能を利用することで期限を分かりやすく伝えることも可能で、進捗や成果を共有できます。孤独感を感じやすい在宅勤務の方が一緒に働いているんだということを実感します。

コミュニケーションの一環として

コミュニケーションの一つとしても利用することの出来るチャットツールは、部署による壁を感じず気軽にコミュニケーションを取ることが可能です。なのでオフィスが別々の部署との連携をはかることも可能です。会社には機械やツールが苦手な人もいますが、どんどん分かりやすいインタフェースに進化していっているので誰でも使いこなすことが出来るでしょう。会社の従業員の仲を深め、コミュニケーションが活発になると生産性が高まり業績の向上が期待出来ます。

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